La conservation des documents est un vrai casse-tête.
Qui aime crouler sous la paperasse ? Solu Consulting, bien sûr !
Les entreprises reçoivent beaucoup de documents administratifs, dans notre vie privée également d’ailleurs. Chacun entasse : factures, fiches de paye, contrats etc…
Ce sont le Code du travail, le Code général des impôts ou bien le Code de commerce qui prescrivent l’obligation et la durée de conservation des documents d’entreprise.
Alors quel type d’archivage choisir pour gagner du temps ? Et combien de temps conserver l’ensemble des documents personnels ? Quelle est la durée de conservation des documents d’entreprise ?
Comment conserver les documents de votre entreprise.
Êtes-vous fait pour un archivage traditionnel ou numérique ?
Les documents doivent être archivés pour une durée légale (voir ci-dessous) et réglementée. Eh oui, l’Administration peut à tout moment auditer afin de contrôler l’exactitude de vos déclarations. Aussi Solu Consulting partage avec vous 2 méthodes à la gestion du cycle de vie de vos documents afin d’identifier, classer, puis conserver ou jeter les papiers ad hoc.
L’archivage de type traditionnel
Il consiste à conserver les documents originaux sous leur format papier dans un endroit sûr et à l’abri de l’humidité. Il est important que les documents restent intacts et soient toujours lisibles.
L’idéal étant de les classer par :
– famille en fonction de l’utilité que vous en avez,
– et ordre chronologique.
Cette technique d’archivage peut exiger beaucoup d’espace, et parfois vous amener à louer des locaux dédiés à la conservation de ces documents.
L’archivage numérique
C’est en l’an 2000 avec l’essor de l’informatisation des entreprises qu’il est possible d’archiver numériquement les documents légaux par l’Article 1316 du Code Civil :
“L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. “
Ainsi l’archivage et l’utilisation de documents électroniques sont reconnus au même titre que l’archivage traditionnel. Toutefois il est encadré plus strictement, et implique répondre à la norme NF Z42-013, publiée par l’AFNOR en 1999, et qui connait une révision récente en 2020.
Cette norme s’applique à tout type de documents dématérialisés : source papier ou électronique. Elle spécifie également les différentes étapes techniques, procédurales, organisationnelles et de contrôle des documents, et ce, pour toutes les étapes du processus : acquisition, indexation, enregistrement sur les supports, recherche, restitution, gestion des supports et réglementation (RGPD).
Très pratique, il peut parfois donner envie de vous arracher quelques cheveux. D’autant plus qu’il est très fortement conseillé de conserver les documents papier…
Durée de conservation des documents de votre entreprise.
Que vous soyez plutôt méthode traditionnelle ou méthode numérique, les délais de conservation restent identiques.
Tous les documents administratifs de votre entreprise doivent être conservés. La durée légale de leur archivage en revanche peut s’avérer très différente d’un document à un autre.
Voici un tableau récapitulatif, et simple d’accès, des documents à conserver dans le cadre de votre vie privée ou de votre entreprise. Il s’agit de durée minimale. En cas de non-respect des délais légaux, vous pouvez encourir des sanctions commerciales, fiscales voire pénales.
Solu Consulting vous recommande de conserver les documents 1 an après cette durée légale.
| Type de documents | Durée de conservation |
Documents commerciaux (achats ou ventes) |
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| Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable |
| Tous les documents contractuels, contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale | 5 ans |
| Les déclarations en douane | 3 ans |
| Tout type de garanties pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Les polices d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
Documents comptables |
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| Livre et registre comptable : – Livre journal, – Grand livre, – Livre d’inventaire, – Etc… |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièces justificatives : – Bon de commande, de livraison ou de réception, – Facture client et fournisseur, – Etc. |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Tickets de caisses (commerçant) | 2 ans partir de la date de la transaction. |
Documents Fiscaux |
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| Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration | 6 ans a partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
| Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple). | |
Documents sociaux |
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| Les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Le compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Les traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| – Registre de titres nominatifs – Registre des mouvements de titres – Ordre de mouvement – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration |
5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
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Documents liés aux salariés |
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| Les bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Le registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… |
5 ans |
| Les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
| Les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail | 5 ans |
| Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Les document relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
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Documents juridiques |
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| Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Contrat d’achat ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain | 30 ans |
| Le contrat de bail commercial. Attention, ce délai ne débute qu’à la fin du bail | 5 ans |
| Les contrats conclus par voie électronique (uniquement à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou prestation |
| Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Les dossiers d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Les feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapports des commissaires aux comptes. | 3 ans |
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Documents bancaires |
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| Les documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |